COOPERATIVA DE AHORROS, CRÉDITOS Y SERVICIOS MÚLTIPLES VICTORIA DE JESÚS
Y AMIGOS, INC.
(COOPSERMUVI)
MANUAL DE CONTROLES INTERNOS
1.
Consejo de Administración
2.
Consejo de Vigilancia
3.
Comitê de crédito
·
Gerencia
·
Personal de Apoyo Técnico
INTRODUCCIÓN
COOPSERMUVI: es una institución
de carácter económico y social, con la finalidad de mejorar las condiciones
socio económico de sus integrantes.
La cooperativa debe verse como
una empresa desde el punto de vista del logro de metas y objetivos, sus
propietarios son un grupo de personas, las cuales no persiguen lucros, pero si
procurando su mejoría de vida.
El manual de control interno
consiste en un plan coordinado entre la contabilidad, las funciones de los
empleados y los procedimientos establecidos en la empresa, de tal manera que la
administración de la cooperativa puede depender de estos elementos para obtener
informaciones seguras.
Por tanto hemos diseñado este
“Manual de Control” para contribuir a salvaguardar los intereses de la
cooperativa como empresa y de sus socios y con esto promover la eficiencia y alentar el apego a
las políticas administración establecidas por la empresa.
EFECTIVO
El objetivo de establecer un
sistema adecuado de controles internos en el área de efectivo, es de
salvaguardar el mismo como partida de activo y lograr una contabilización
precisa.
El efectivo en esta
institución por ser el activo mas liquido, es al que la labor de ese empleado (Cajero)
sea verificada por otras personas.
Cuando la cooperativa reciba
efectivo por cualquier fuente de pago, como abono a préstamo, pago ordenes de
compra, ahorros, aportaciones u otros servicios, se procederá de la siguiente
manera.
a.
Al momento de recibirse efectivo debe extenderse un
recibo de caja, el cual debe estar PRE-numerado en el cual debe detallarse el
concepto con claridad y fecha.
b.
Quien realiza el deposito no debe ser la misma persona
que lo prepare ni quien lo revisa.
c.
Todo dinero recibido debe ser depositado de manera
intacta el mismo día o más tardar el día siguiente.
d.
Las copias de los depósitos deben ser entregadas al
tesorero, este a su vez, la remite a contabilidad para su respectivo registro
en el libro contable.
e.
Si se hace por transferencia bancaria debe de hacerse
un comprobante de ingreso y anexarle el oficio u autorización de dicha
transferencia donde detalle el valor, la fecha, y el concepto claro por lo cual
se hace dicho pago.
F. Toda
la cuenta bancaria de la cooperativa debe estar registrada a nombre de la misma.
DOCUMENTO
POR PAGAR Y PASIVO A LARGO PLAZO
Debe llevarse un registro de los documentos
por pagar donde muestre lo siguiente:
A.
Capital.
B.
Intereses.
C.
Ahorros efectuados tanto por amortización de intereses
como por Capital.
D.
Cuando se paga un documento debe ser cancelado y
guardado para cualquier consulta
Para cualquier
negociación que conlleve la firma de un documento por pagar, el consejo de Administración
debe aprobar la negociación, o podrá delegar a un funcionario específico para
que cierre la misma
CUENTAS
POR PAGAR, COMPRAS Y GASTOS.
l. Las funciones de compra,
Contabilidad y quien recibe cualquier mercancía, o servicio, debe estar
completamente separada o sea que estas funciones no pueden ser desempeñada por
la misma persona
2. Para realizar cualquier
compra hay que dar los siguientes pasos.
La persona
interesada solicita por medio de una requisición la mercancía que necesita.
3. De acuerdo a lo solicitado,
se envía a cotizar por lo menos tres proveedores, para tomar aquella cotización
que resulte con el mejor precio.
4. Después de seleccionar al
proveedor se procede a extender una orden de compra.
5. después de aprobar la orden
de compra, una copia deberá ser enviada a contabilidad donde se registrara en el
libro para tales fines, o será registrada como compra en transito hasta tanto
se reciba la mercancía, según como se acostumbre, pero que permita su chequeo
cuando se reciba la factura, luego se registra como una compra final.
6. Validez de las salidas de
efectivo deberá determinarse. El original de la orden de compra va al
proveedor, el cual debe presentar la misma anexa a la factura al cobro
7. cuando sea requerido el
pago por parte de un proveedor, debe verificarse lo siguiente.
A. Se verificara, en
contabilidad la deuda si esta registrada como pendiente de pago.
B. Se verificara que la mercancías o servicios
fueron registrada y
Recibidos conforme por una persona
autorizada de la institución.
C. La compra fue autorizada
previamente por la persona responsable de dicho estamento.
D. Debe pagar con los
documentos originales en que se efectuó la compra de mercancías y/servicios.
E. Los precios y las condiciones de pago deben
ser los convenidos en el momento de efectuar la compra.
F. Debe verificarse si existen
documentos o rebajas, las cuales no hayan sido aplicadas.
G. Se debe verificar si existe
alguna nota de débito o de crédito que haya que tomar en cuenta al efectuar el
pago.
H. Las facturas que se paguen
deben llevar un sello gomigrafo en donde diga PAGADO.
I. Debe guardarse mensualmente
el auxiliar de cuenta por pagar con el control de mayor general.
J. Los estados de cuenta recibidos de los
proveedores deben conciliarse con los registros, en caso de existir diferencias
debe notificarse al proveedor.
K. Los adelantos a los
proveedores deben considerarse como un abono.
G. Cualquier ajuste a las
cuentas por pagar debe ser autorizado por el gerente o el Consejo de Administración.
CONTROL INTERNO DE EGRESOS Y EFECTIVO
La validez de las salidas de
efectivo deberá determinarse mediante
una evidencia satisfactoria de la autoridad que tiene poder para hacer los
desembolsos:
Esta deberá de realizarse
mediante cheque o recibo de egreso pre-numerado donde conste el beneficiario el
concepto y la fecha.
CONTROL
SOBRE LOS CHEQUES
·
Todos los desembolsos, salvo aquellos que se hagan por
el fondo de caja chica, deberán hacerse mediante cheques.
·
Los cheques deben ser PRE-numerados y emitidos en
orden secuencial.
·
Los cheques que se expidan deberán ser a favor de una
persona o a la Compañía
específica, nunca al portador.
·
La elaboración de los cheques debe estar acompañada
por una autorización específica y con unas facturas anexas, comprobantes y
demás documentación que justifiquen dicho desembolso.
·
Debe llevarse un libro de cheques donde se registre
los mismos, con su fecha de expedición, numeración, beneficiario y el valor.
·
El valor debe ser conciliado mensualmente y balanceado
cada vez que se realice una transacción bancaria.
·
Los cheques deben de estar firmados por las personas
autorizada por el estatuto o el consejo de administración.
·
Las personas que firman los cheques, no deben ser las
mismas encargadas de laborarlos.
·
A quien se le entregue
un cheque, debe exigírsele que firme la copia y estampe el numero de su
cédula.
·
Nunca debe expedirse un cheque si no hay seguridad de
balance en el banco que sea suficiente para cubrir el mismo.
CAJA
CHICA
Para los fondos fijos, tales
como, caja chica, fondos de operaciones y otros se debe disponer de
procedimientos, que establezcan sus fines, su máximo desembolso y otras
medidas relativas a la documentación,
como son: soportes, autorización y reposición de caja chica.
Solo debe ser utilizada para cubrir gastos menores como son:
a. Compra de materiales
gastables que no halla en almacén.
b. Gastos de operaciones
menores y urgentes.
c. Otros desembolsos que
eviten entorpecimiento en las actividades de las unidades administrativas.
CONTROL DE CAJA CHICA
Limitaciones para desembolso de caja chica:
a.
No podrán cubrirse del fondo caja chica compras de materiales para
reparaciones y mantenimiento de equipos de oficina, que hayan disponibles en
almacén.
b.
No se incluirán gastos personales por servicios
prestado a la cooperativa, incluyendo sueldo, compensaciones y otros.
c.
Queda prohibido el cambio de cheques a través del
fondo de caja chica.
d.
No se permitirá el manejo de dos fondos de caja por
una sola persona.
RESPONSABILIDAD:
A. Los fondos
quedaran bajo responsabilidad del encargado del departamento.
CUSTODIO
El custodio será
responsable de cualquier pérdida reportada en la que pueda determinarse su
negligencia.
DESEMBOLSO
Los desembolsos se
harán con los justificantes correspondientes y deberán cumplir con los
siguientes requisitos:
a.
Comprobante provisional de desembolso del efectivo.
b.
Las facturas no deben ser alteradas para eludir el
monto autorizado para cada desembolso.
c.
El total de los justificantes de los desembolsos
deberán cancelarse con un sello con la inscripción de pagado y la fecha de
desembolso.
d.
A la hora de presentar las facturas debe ser
originales, no copias.
e.
La caja chica debe tener talonario de comprobante que
debe estar pre-numerado de imprenta, estar a tinta legible o hecho de maquina
sin borrones, ni tachaduras, firmados por las personas que recibe su importe,
por la que lo solicita y estar aprobados por el funcionario responsable del
departamento.
REPOSICIÓN DE CAJA CHICA
Las reposiciones deben hacerse
cuando se haya agotado el 70% del monto total del fondo.
Cuando se haya consumido en
forma parcial o total el valor del monto establecido, será confeccionada una relación
que contenga en secuencia numérica y el total de los comprobantes, según
formulario Reposición de caja chica, en triplicado remitiendo original y copia
al gerente o contador para fines de la tramitación de la reposición de caja
chica, debiendo indicar los números de los comprobantes que se reponen.
ARQUEO
Cuando lo considere auditoria,
procederá a realizar arqueos sorpresivos orientados a mantener los controles
establecidos para salvaguardar los fondos de caja chica.
Es responsabilidad del consejo
de administración del consejo de vigilancia, gerente, auditor y contador velar
por el cumplimiento de estos controles.
PRESTAMOS
Y CUENTA POR COBRAR
a.
Las cuentas por cobrar deben ser registradas en un
libro auxiliar de cuentas por cobrar en el libro auxiliar de socios.
b.
Las facturas, contratos de prestamos o pagares,
estarán bajo la responsabilidad del encargado(a) de crédito y cobranzas, cuyos
documentos serán custodiados por el gerente.
c.
De cada uno de estos documentos, al momento de ser
expedidos, es necesario enviar copia a contabilidad para ser registrados en los
libros correspondientes.
d.
La persona encargada de registrar las cuentas por
cobrar, no debe hacer funciones de cajero, o sea, no debe manejar dinero.
e.
Por los menos cada tres meses debe enviársele al socio
su estado de cuentas por pagar.
f.
Todos los meses debe cuadrarse, el libro auxiliar de
cuentas por cobrar con el libro mayor (cuenta control).
g.
En aquellas cooperativas en donde hayan empleados, si
estos solicitan cualquier préstamo o avance a la gerencia o el consejo de
administración deben registrar la cuenta
por cobrar a funcionarios o empleados. además deben realizarse los descuentos
según fue acordado.
h.
Cuando cualquier empleado que sea notificado
basándose en la cesantía, debe
descontársele de sus liquidación.
ACTIVO FIJO
Debe llevarse un registro
auxiliar para los activos fijos de la cooperativa y los mismos deben ser
etiquetados.
El método de depreciación recomendable
para las cooperativas es la denominación línea recta.
CUENTA
POR PAGAR
Debe llevarse un registro de los documentos por pagar donde muestre lo
siguiente:
a.) Capital.
b.) Intereses.
c.) Ahorros efectuados tanto por amortización de intereses como capital.
d).Cargos por morosidad.
e.) Cuando se termine de pagar un documento, este debe ser cancelado y
archivado para cualquier consulta futura.
f.) Para cualquier negociación de un documento por pagar que conlleve una
firma, el consejo de administración deberá aprobar dicha negociación, o podría
delegar en un funcionario específico para
que cierre la misma.
COMPRAS
1.
La persona interesada realiza la solicitud por medio
de una requisición de la mercancía que necesita de acuerdo a lo solicitado, se
envía a cotizar por lo menos a tres proveedores, para tomar aquella cotización
que resulte con el mejor precio.
2.
Después de seleccionar al proveedor se procede a
extenderse una orden de compra.
3.
La orden de compra debe ser debidamente revisada para
verificar: precios, condiciones de compras, etc.
4.
Después de aprobar la orden de compra, una copia deberá
ser enviada a contabilidad donde se registrara en un libro para tales fines, o
la registrara como compra en transito hasta tanto se reciba la mercancía, o
según como se acostumbre, pero que permita su chequeo cuando reciba la factura,
luego se registra como una compra final.
5.
El original de la orden de compra va al proveedor, el
cual debe presentar la misma anexa a la factura de cobro.
6. Cuando sea requerido un pago por parte de un
proveedor, debe verificarse lo
siguiente:
7. Se verifica en contabilidad que la deuda esta
registrada como pendiente de pago.
8. Se verifica que las mercancías o servicios
fueron recibidos conforme por una persona autorizada de la institución la
compra que fue autorizada previamente.
9. La compra que autorizada
debe pagar con los documentos originales en que se efectuó a compra de mercancías y serviciáoslas
facturas que se paguen deben llevar un sello gomigrafo o pre-mojado en donde diga pagado.
CAPITAL
SOCIAL
·
Debe tomarse un registro individual por cada socio de
manera que en determinado momento se puedan tener sus balances de inmediato.
·
El pago de excedente debe ser controlado, el
mismo se efectuara de acuerdo como lo
estipulan el estatuto y la ley 127.
·
El capital social de la cooperativa debe
mantenerse intacto para responderle a
sus socios.
BIBLIOGRÁFICA
1. Código de Ética de contabilidad de la Sub- Administración
de la Asistencia Técnica
2. Ley 127 y su reglamento, regula, fiscaliza y promociona el Sector cooperativo.
3. Ley 31, Creación del Instituto de Desarrollo y Crédito, IDECOOP.
4. Procedimiento parlamentario del sector
Cooperativo.
6. Manual de ética de
las empresas privadas.
7. Manual de Recursos Humanos
y el Código de Ética de la Universidad
Católica