COOPERATIVA DE AHORROS, CRÉDITOS Y SERVICIOS MÚLTIPLES VICTORIA DE JESÚS
Y AMIGOS, INC.
(COOPSERMUVI)
Manual de Funciones
Organigrama General:
Es la representación gráfica de los distintos órganos
directivos y los niveles dependientes de la Gerencia.
La raíz de la estructura jerárquica cooperativa se
encuentra en la ley 127, en la cual se fundamenta. En efecto, la referida Ley
establece en su Art. 15 como órganos de dirección, administración y control:
a)
Asamblea General
b)
Consejo de
Administración
c)
Consejo de
Vigilancia
d)
Comité de Crédito
e)
Otros Comités o
Comisiones establecidos en el estatuto de cada entidad
Estos organismos sólo tienen asignadas funciones de apoyo
logístico, por lo que, aparte de diseñar, conocer y aprobar las políticas, sus
funciones se orientan más hacia la supervisión y control de las actividades,
específicamente, el Consejo de Vigilancia y el Comité de Crédito, ya que al
Consejo de Administración el estatuto le permite autorizar los niveles de
gerencias que consideren necesarias para el mejor funcionamiento de la empresa
cooperativa.
Asamblea General:
En el asamblea general de socios no tiene ninguna función
en el área administrativa, pero sus deberes guardan una relación mucho más
profunda que cualquier otro situado en el plano operacional, pues es en esta
instancia de control donde se eligen a los tres (3) órganos centrales de
dirección (Consejo de Administración, Consejo de Vigilancia, Comité de Crédito)
y en donde finalmente deben rendir cuenta todos los órganos administrativos y/o
ejecutivos de la cooperativa.
Los tres objetivos de la Asamblea General ,
son:
a)
Conocer
y aprobar los informes anuales de cuentas y actividades de los tres (3)
consejos.
b)
Seleccionar
por medio de votación democrática, aquellos socios que deseen ocupar
dirigenciales en cualquiera de los tres (3) órganos centrales; y
c)
Conocer
y aprobar las modificaciones requeridas por los estatutos sociales.
Como es notable esos tres (3) objetivos juegan un papel
estelar en el desarrollo institucional y por lo tanto, están directamente
vinculados a las funciones atribuidas en el art. 35 del estatuto.
La asamblea general deberá conocer:
A)
Separación de los
asociados en el caso de apelación de estos, en virtud de una decisión del
Consejo de Administración.
B)
Modificación del
estatuto de la cooperativa.
C)
Disolución de la
cooperativa
D)
Fusión de la
cooperativa con otra de igual finalidad.
E)
Afiliación a una
federación o central.
F)
Cambio generales en
los servicios de la cooperativa.
G)
Examen de cuentas y
balances.
H)
Conocer los
informes de los órganos de administración y control
I)
Nombrar y remover
con motivos justificativo a los miembros del Consejo de Administración, Consejo
de Vigilancia, Comité de Crédito y Comisiones especiales.
J)
Aplicación de los
fondos sociales y reservas
K)
Distribución de
rendimiento, incluyendo la fijación de intereses sobre el capital.
L)
Contratación de
préstamos para la cooperativa en exceso del 50% del capital pagado de la
cooperativa.
M)
Aumento o
disminución del capital social
N)
Enajenar o gravar
sus inmuebles.
O)
Informes de los
Consejos, Comisiones y Comités.
P)
Responsabilidad de
los miembros de los consejos y los comités al efecto de pedir la aplicación de
las sanciones que incumbe o imponen los que sean de su competencia.
Q)
Informes de los
consejos, comisiones y comités.
R)
Aplicación de
sanciones disciplinarias a los asociados.
Consejo de Administración:
El Consejo de Administración es el órgano ejecutivo de la Asamblea General
de Delegados y tendrá la representación de la sociedad.
FUNCIONES:
a)
Elegir el Comisión
de Educación, el Comisión de Préstamos Morosos y otras Comisiones;
b)
Decidir sobre el
traspaso y devolución de los certificados de aportaciones y sobre la admisión o
renuncia de los socios;
c)
Determinar el monto
y naturaleza de las fianzas que deben presentar los funcionarios y empleados
que custodian y manejan fondos;
d)
Fijar las normas prestatarias,
cuantías, plazos máximos, interés y naturaleza de garantías;
e)
Delegar poderes
especiales en los gerentes.
f)
Gestionar o
adquirir los elementos necesarios para los servicios de la cooperativa.
g)
Determinar las
tareas y escalas de sueldos a los empleados de la cooperativa.
h)
Recomendar a la Asamblea General
la distribución de excedentes y el pago de interés sobre los certificados de
aportación;
i)
Presentar a la Asamblea General
los informes y balances generales de la cooperativa;
j)
Designar el banco o
bancos en los que se depositará el dinero y valores de la cooperativa;
k)
Decidir sobre
materia de acciones judiciales;
l)
Preparar su plan de
trabajo y presupuesto anual. Ver que se lleva sin sistema de contabilidad
adecuado y que se mantenga al día;
m)
Contratar los
servicios técnicos y económicos con agencias nacionales e internacionales para
lograr los fines y propósitos de la cooperativa;
n)
Reglamentar las
inversiones de fondos;
o)
Nombrar gerentes o
administradores de la cooperativa;
p)
Contratar prestamos
hasta el 50% del capital pagado;
q)
Resolver con el
IDECOOP las dudas que se encontraren en la interpretación del estatuto.
r)
En general, asumir
las funciones de reglamentación de los servicios de la cooperativa y ejercer
todas aquellas que le corresponda como órgano ejecutivo de los negocios de la
sociedad y de que no estén adscritos a otros organismos.
Presidente:
FUNCIONES:
a)
Vigilar el fiel
cumplimiento de los estatutos y los reglamentos existentes, y hacer que se
cumplan las decisiones tomadas por la asamblea general, sean ordinarias o extraordinarias;
b)
Convocar la
asamblea general y las reuniones del consejo de administración a través del
secretario;
c)
Presidir todos los
actos oficiales de la cooperativa y ostentar la representación de la sociedad;
d)
Abrir con el
tesorero, una cuenta bancaria de firma conjunta, firmar, girar, endosar y
cancelar cheques, letras de cambios, pagares y otros documentos relacionados
con las actividades económicas o financieras de la cooperativa;
e)
Autorizar
conjuntamente con el tesorero las inversiones de fondos aprobados por el
consejo de administración y poner el visto bueno a los balances una vez
autorizados;
f)
Coordinar las
actividades de la cooperativa para que esa funciones como unidad;
g)
Realizar otras
funciones compatibles con su cargo y que no son de la jurisdicción de la
asamblea general;
h)
Iniciar actividades
que redunden en un mejor servicio para los socios.
Vicepresidente:
FUNCIONES:
a)
El vicepresidente
tendrá las funciones y deberes asignadas al Presidente, y asumirá sus funciones
en ausencia, fallecimiento o renuncia de éste;
b)
Dirigir
la comision de educación.
Secretario/a:
FUNCIONES:
a)
Llevar al día las
actas de todas las sesiones del Consejo de Administración y de la Asamblea General
y el libro de registro de los socios;
b)
Firmar junto con el
presidente las correspondencias y todo documento que por su naturaleza
requieran la intervención de este funcionario;
c)
Custodiar el sello
de la cooperativa y los libros correspondientes;
d)
Desempeñar otras
labores que le sean asignadas por el
Consejo de Administración dentro de las limitaciones de estos estatutos.
Tesorero/a:
FUNCIONES:
El tesorero es el administrador general de la cooperativa
en ausencia de un gerente, tiene las siguientes funciones:
a)
Custodiar la
documentación y valores de la cooperativa.
b)
Informar quincenalmente
al Consejo de Administración sobre el estado económico de la cooperativa;
c)
Firmar junto con el
presidente los documentos que requieren de su intervención;
d)
Realizar las demás
funciones que le señale el Consejo de Administración;
e)
Firmar conjuntamente
con el Presidente los documentos a que hacer referencia en el inciso d
del artículo 49 de los estatutos;
f)
Recaudar o ver que
se recaudan los ingresos de la cooperativa y disponer que se cobren las sumas
adeudas;
g)
Depositar o ver que
se depositen en la entidad bancaria designada por el Consejo de Administración,
el dinero recibido por la cooperativa, según lo dispuesto en estos estatutos;
h)
Atender que los
registros de contabilidad se lleven con claridad y al día, y reportar de
inmediato al Consejo de Administración las fallas o anomalías que se observen.
Órgano Fiscalizador de la Cooperativa : Consejo
de Vigilancia
El Consejo
de Vigilancia ejercerá la supervisión y fiscalización de las actividades de la
sociedad y tendrá derecho a veto, sólo con el objetivo de que el Consejo de
Administración reconsidere la resolución vetada.
FUNCIONES:
Examinar trimestralmente los libros, documentos y
balances, y verificar el estado de caja de la Sociedad.
a)
Presentar a la Asamblea General
un informe de las actividades ejercidas durante el período en que se haya
actuado;
b)
Denunciar los
errores y violaciones que se hayan cometido, promoviendo las medidas
correctivas que eviten una repetición;
c)
Ordenar la
convocatoria extraordinaria a la Asamblea General cuando a su juicio se justifique
esa medida, fijando la fecha y lugar de la realización (respetando los plazos
establecidos);
d)
Proponer a la Asamblea General ,
la separación o exclusión de un miembro o miembros del Consejo de
Administración o del Comité de Crédito, que haya cometido actos lesivos a los
intereses de la cooperativa, o que haya violado las disposiciones de estos
estatutos. Los cargos deben ser debidamente fundamentada por escrito;
e)
En caso de faltas
muy graves, solicitar la fiscalización o una auditoria del Instituto de
Desarrollo y Crédito Cooperativo (IDECOOP) para detectar y/o verificar las
mismas. De verificarse que hubo faltas graves se convocaría a la asamblea
general extraordinaria dentro de los diez (10) días siguientes a la
verificación de la falta grave;
f)
El Consejo de
Vigilancia verificará los balances y estados de situación, ante de presentar
los mismos a la consideración de los socios. Asimismo, deberá aprobar y
rubricar dichos balances generales y estados de situación para que estos sean
válidos, disponiendo que una copia de los mismos se fije en un lugar visible de
la cooperativa.
g)
Llevar a cabo los
procesos de investigación en los casos de denuncias sobre las actuaciones,
irregularidades, violaciones y faltas de disciplinarias de los socios, empleados
y funcionarios. En estos casos debe rendir un informe escrito a la asamblea
general.
Comité de Crédito:
La labor de este comité es de suma importancia para la
institución, ya que de el depende la utilización del activo generador de
ingresos y su recuperación; cuyo objetivo es arbitrar todas las solicitudes de
crédito de los socios, excepto aquellas de los consejos del mismo Comité (que
son conocidas y aprobadas en reunión conjunta con los consejos de
administración y vigilancia), de suerte
tal, que los prestamos supongan altas posibilidades de recuperación y bajos
niveles de riesgos.
PRINCIPALES
FUNCIONES:
a)
Conocer y aprobar
la política de crédito de la cooperativa.
b)
Establecer los
niveles a prestar con o sin garantía.
c)
Determinar los
niveles de préstamos especiales o gerenciales.
d)
Conocer y aprobar
las tasas de interés propuesta por la gerencia.
e)
Fijar en cada caso,
los periodos de gracias y plazos de amortización.
f)
Definir los
diferentes riesgos de la cartera de crédito y autorizar la provisión de
reservas por valores de deudas a recuperación.
g)
Rendir el informe
sobre el ejercicio que corresponda ante la asamblea general de socios.
h)
Conocer, aprobar o
sugerir nuevas modalidades de crédito (líneas, emisiones de tarjetas, convenios
recíprocos, etc.).
Estas funciones no están contenidas o redactadas tal cual
en sus estatutos, más bien, se trata de derivaciones de los artículos
comprendidos del 60 al 68.
Comisión de Educación:
La comisión ejercerá sus funciones de acuerdo a la
política educativa definida por el Consejo de administración y tendrá específicamente las siguientes
atribuciones:
a)
Elaborar y
presentar al Consejo de Administración un plan de trabajo para el periodo. El
mismo deberá estar acompañado del correspondiente presupuesto de gastos.
b)
Ejecutar el plan de
trabajo aprobado por el Consejo de Administración.
c)
Organizar y
desarrollar programas de educación cooperativa por iniciativa propia y la
coordinación con otras entidades e instituciones afines.
d)
Promover y realizar
tantas actividades educativas como sea posible, de interés para los socios como
para la comunidad en que la cooperativa desarrolla sus actividades.
e)
Disponer de los
fondos que le hayan sido asignados, previa aprobación del Consejo de
Administración.
f)
Presentar un
informe anual al Consejo de Administración, dando cuentas de las labores
realizadas y de la forma en que utilizaron los fondos asignados.
Auditor:
Es el encargado de fiscalizar todas las operaciones
realizadas por la cooperativa. Depende directamente del Consejo de Administración.
FUNCIONES:
a)
Revisar el sistema
de contabilidad y los controles internos que sean elaborados por el contador.
b)
Recomendar las
modificaciones necesarias a los sistemas de contabilidad y a los controles
internos.
c)
Revisar todas las
operaciones que comprometan directamente a la cooperativa, así como todas sus
erogaciones de fondos que por cualquier forma y concepto se realicen.
d)
Realizar auditorias
detalladas de ingresos y egresos.
e)
Participar en el
levantamiento de inventario
f)
Verificar los Estados
Financieros, en cuanto a contenido, presentación, revisión y análisis de
cuentas.
g)
Certificar los
estados financieros que mensualmente sean emitidos por los departamentos
correspondientes.
h)
Velar por que se
mantenga al día y archivados en condiciones de seguridad, todos los registros,
pólizas de seguros, documentos y memorias de la cooperativa.
i)
Velar porque se dé
fiel cumplimiento a la ley orgánica de la cooperativa y a su reglamentación
interno, así como a las disposiciones legales relativas a la publicación de los
estados financieros, compra y venta de activos, arrendamiento de muebles u
inmuebles y cualquier otra operación.
j)
Asesorar, cuando el
caso lo requiera, al Consejo de Administración, en relación a asuntos de
contabilidad, erogaciones de fondos y presupuesto.
k)
Informar
periódicamente al Consejo de Administración los resultados de su labor, por lo
menos una vez al mes.
l)
Velar porque se
mantenga una efectiva protección a las pertenencias de la cooperativa y
recomendar medidas que tiendan asegurar su integridad física.
Gerencia General:
El gerente general es el titular responsable ante el
Consejo de Administración de la buena marcha de los negocios de la cooperativa.
Este ejecutivo es el responsable final de todas las
actividades realizadas por la cooperativa junto al Consejo de Administración.
Asimismo, tiene la obligación de facilitar por todos los medios posibles las
actividades del Consejo de Vigilancia y del Comité de Crédito.
El objetivo principal del Gerente General es coordinar
con el Consejo de Administración, la aplicación de las prácticas
administrativas, las políticas financieras, estructura organizacional y el
sistema de planeación que mejor responda al funcionamiento de la cooperativa en
sus ejecutorias de corto, mediano y largo plazo.
FUNCIONES:
a)
Representar
judicial y extrajudicialmente a la cooperativa, previa delegación del Consejo
de Administración.
b)
Ejecutar las
decisiones del Consejo de Administración y de la Asamblea General.
c)
Cumplir y hacer
cumplir las disposiciones estatutarias.
d)
Nombrar y remover
los empleados de la cooperativa de acuerdo con las normas que fije el Consejo
de Administración.
e)
Dictar las tareas y
reglamentaciones a los que deben someterse los empleados de la sociedad.
f)
Realizar una
continua labor de adiestramiento del personal.
g)
Elaborar o someter
al Consejo de Administración, los presupuestos anuales de operaciones, así como
el reglamento interno de la cooperativa y sus proyectos financieros.
h)
Firmar, previa
autorización del Consejo los contratos y operaciones en que intervenga la
sociedad; tales como: dar o recibir en calidad de préstamo, enajenar o gravar
inmuebles, etc.
i)
Hacer que se
depositen los fondos de la cooperativa en la entidad bancaria designada por el
Consejo de Administración.
j)
Recaudar o ver que
se recaude los ingresos de la cooperativa y cobrar las sumas que a ésta se
adeudan hasta por la vía judicial, si resultare necesario.
k)
Presentar al
Consejo de Administración, el balance general de la cooperativa, los anexos
correspondientes y los balances de comprobación en los periodos establecidos en
los estatutos.
l)
Presentar ante la Asamblea General
Anual la memoria de cada ejercicio fiscal finalizado.
m)
Rendir los informes
solicitados por los demás órganos administrativos y fiscales de la cooperativa.
n)
Aportar sus
conocimientos para lograr los objetivos perseguidos.
o)
Desempeñar las
demás funciones propias de la naturaleza de su cargo y la que le señale el
Consejo de Administración.
p)
Ejecutar las
compras que la cooperativa requiera para la representación de servicios dentro
de los limites que le señale el consejo de administración.
q)
Responsabilizarse
de que la contabilidad se lleve al día y conforme a los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados.
Contador General:
El contador (a) General es la persona que debe mantener
un adecuado sistema de registro de las operaciones, que permita elaborar
informaciones financieras oportunas y confiables para la toma de decisiones.
FUNCIONES:
a)
Llevar los
registros contables de las operaciones diarias.
b)
Preparar
mensualmente el balance de comprobación, balance general, estados de excedentes
y las informaciones más relevantes de ésta.
c)
Conciliar todos los
meses las cuentas de aportaciones, de ahorros retirables, depósitos a plazos,
cartera de préstamo, así como otras cuentas por cobrar o pagar.
d)
Suplir las
informaciones que requieran las instituciones que supervisan, fiscalizan y/o
prestan algún servicio a la cooperativa.
e)
Mantener adecuados
registros de efectivos tanto en banco como en caja y verificar la igualdad de
los balances con las conciliaciones bancarias.
f)
Registrar las
emisiones de títulos de inversión y verificar que los mismos disponen de la
documentación soporte requerida.
g)
Suministrar datos
al departamento de cómputos y mantener el flujo de las informaciones a la
gerencia.
h)
Revisar las
solicitudes de pago, los documentos anexos, previo a la emisión de cheques, así
como las firmas de las personas autorizadas.
i)
Realizar tareas con
su posición o a requerimiento de la gerencia.
j)
Conciliar
mensualmente los intereses ganados y cobrados por la cooperativa producto de
inversiones en valores.
k)
Mantener
actualizado los registros contables computarizados, mayor general, libros o
soportes, auxiliares de cuentas por cobrar, propiedad, mobiliario e inmueble,
entre otros.
l)
Confeccionar los
registros mensuales, bien documentados, de todos los pagos anticipados, gastos,
pagos, depreciaciones y amortizaciones, así como de ingresos, inventarios de
propiedad mobiliaria e inmuebles, etc.
m)
Elaborar el informe
diario de disponibilidades para la gerencia.
n)
Facilitar todo tipo
de documentos e información que requiera el Consejo de Vigilancia en sus
labores de fiscalización.
o)
Velar porque todos
los directivos y empleados cumplan con los procedimientos de contabilidad de
aceptación general, así como comprobar que los registros se hacen sobre bases
uniformes y consistentes.
p)
Realizar con buena
disposición cualquier otra función que sea propia a su cargo o que requiera la
gerencia.
Secretaria/a:
El puesto de una secretaria requiere de un conocimiento
adecuado de los métodos y procedimientos de oficina y de relaciones humanas. Su
trabajo implica ejecutar funciones regulares y ocasionales de la cooperativa,
responder a las necesidades de los departamentos de naturaleza financiera.
FUNCIONES:
a)
Coordinar las
labores de secretariado general de la gerencia y demás departamentos si lo
hubiere.
b)
Archivar y
custodiar la documentación original de socios, clientes y de la cooperativa.
c)
Archivar las
correspondencias expedidas y emitidas, así como los expedientes de créditos.
d)
Actuar como
recepcionista de socios, clientes y llamadas telefónicas.
e)
Tramitar
invitaciones para reuniones de los consejos.
f)
Recibir y realizar
llamadas, tomar mensajes, recibir o despachar correspondencias, recortar periódicos
y publicaciones de interés de la cooperativa y de los negocios financieros en
general.
g)
Asignar al personal
de conserje las labores de limpiezas, servicios de mensajería y transporte.
h)
Controlar al
personal de seguridad de la cooperativa.
Cajera/a:
El puesto de una cajera requiere de un conocimiento adecuado de los
métodos y procedimientos del sistema operativo y financiero para la recepción
de transacciones de cobro de préstamos,
depósitos, aportaciones, ahorros y seguros, además de atender al socio para su
inscripción y solicitud de préstamos.
FUNCIONES:
1)
Aperturar
el cajero y abrir el día para estar en disposición de atender los servicios que
demanden los socios.
2)
Ser
guardián del dinero que reciba durante su estancia en la posición hasta que
entregue al supervisor correspondiente.
3)
Hacer
el cuadre conjuntamente con el supervisor para asegurarse que el monto
entregado es el monto recibido.
4)
Atender
las solicitudes de inscripción de los socios al momento del ingreso a la
institución.
5)
Llenar
las solicitudes de créditos que sean solicitada por los socios.
6)
Llamar
a los socios que estén en atrasos con los préstamos para recordar la fecha del
pago.
7)
Promocionar
los servicios financieros que ofrece la cooperativa.
8)
Administrar
el fondo de caja chica con la supervisión del contador general.